Nicotine Finland Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain mukaisesti. Tässä selosteessa kuvataan, mitä tietoja keräämme, mihin tarkoituksiin ja kuinka kauan tietoja säilytetään.
1. Rekisterinpitäjä
Nicotine Finland Oy
Y-tunnus: 3404949-4
Postiosoite: C/O Suomen Tuontiliike Oy, PL 11, 65101 Vaasa
Sähköposti tietosuoja-asioissa: tietosuoja@nicotine.store
Yhtiöllä ei ole erikseen nimettyä tietosuojavastaavaa, koska sellaista ei lainsäädännön perusteella vaadita. Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
2. Käsiteltävät tiedot
Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:
Yhteydenotot ja asiakaspalvelu
Kun otat meihin yhteyttä lomakkeen kautta tai sähköpostitse, käsittelemme antamiasi tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio ja viestin sisältö.
Työnhakijat
Avoimen hakemuksen jättäneiden hakijoiden osalta käsittelemme: nimi, yhteystiedot, ikäluokka, kiinnostuksen kohteet, toivottu työaika, aloitusajankohta ja vapaamuotoinen esittely.
CV:tä ja muita liitteitä emme ota vastaan lomakkeella. Pyydämme niitä erikseen tarvittaessa hakijalta.
Liiketilojen tarjoajat
Liiketilatarjousten yhteydessä käsittelemme: nimi, organisaatio, sähköposti, puhelinnumero ja tarjotun liiketilan tiedot.
Sivuston käyttö
Verkkosivustolla kerätään anonymisoitua kävijätietoa Google Analytics 4:n avulla: sivulatauksia, käytettyä laitetta ja selainta sekä viittauslähdettä koskevia tietoja. IP-osoitteet anonymisoidaan, eikä yksittäistä käyttäjää voida tunnistaa.
3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakaspalvelu — vastaaminen yhteydenottoihin ja palautteeseen (peruste: oikeutettu etu)
- Rekrytointi — työpaikkahakemusten käsittely ja yhteydenpito hakijoihin (peruste: suostumus)
- Liiketilojen kartoittaminen — laajentumissuunnitelmiin liittyvien tarjousten käsittely (peruste: oikeutettu etu)
- Toiminnan kehittäminen — sivuston käytön analysointi anonymisoidusti (peruste: suostumus, kerätään evästesuostumuksella)
- Lainsäädännön noudattaminen — kirjanpidolliset ja muut viranomaisvaatimukset (peruste: lakisääteinen velvoite)
4. Säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta:
- Yhteydenotot — pääsääntöisesti 12 kuukautta yhteydenoton jälkeen
- Työnhakijoiden tiedot — 12 kuukautta hakemuksen jättämisestä, ellei hakija ole erikseen pyytänyt tietojen poistoa aikaisemmin. Vanhentuneet tiedot poistetaan automaattisesti.
- Liiketilatarjoukset — käsittelyn ajan ja kuukausi sen jälkeen, kun tarjous on käsitelty
- Kirjanpidolliset tiedot — kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta)
- Anonymisoitu kävijätieto — Google Analyticsin oletusasetuksena 14 kuukautta, eikä tietoja voida yhdistää yksittäiseen käyttäjään
5. Tietojen luovutukset ja palveluntarjoajat
Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin emmekä myy tietoja kenellekään.
Käytämme seuraavia luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:
- Zapier, Inc. (USA) — lomakkeiden välityspalvelu sivustolta Airtableen. Tiedot siirtyvät EU:n ulkopuolelle GDPR:n mukaisten standardisopimuslausekkeiden (SCC) suojaamana.
- Airtable, Inc. (USA) — lomakevastausten ja työnhakijatietojen tallennus. Tietojen siirto perustuu EU-USA -tietosuojakehykseen ja standardisopimuslausekkeisiin.
- Google LLC (USA) — Google Workspace sähköpostien käsittelyyn ja Google Analytics 4 anonymisoituun kävijämittaukseen. Tietojen siirto perustuu EU-USA -tietosuojakehykseen.
Kaikki kumppanit on velvoitettu noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä ja käsittelemään tietoja vain meidän puolestamme. Olemme tehneet jokaisen palveluntarjoajan kanssa tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset.
6. Evästeet
Sivustomme käyttää evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat selaimellesi vierailusi aikana. Voit hallita evästesuostumustasi sivuston evästeasetuksista.
Välttämättömät evästeet
Sivuston toiminnan ja evästesuostumuksen muistamisen kannalta välttämättömät evästeet. Näitä ei voi kytkeä pois käytöstä.
nicotine_cookie_consent— Tallentaa evästesuostumuksesi (Nicotine Finland Oy). Säilytysaika: 12 kuukautta.
Analytiikkaevästeet
Käytämme Google Analytics 4:ää kävijäliikenteen anonymisoituun mittaamiseen. IP-osoitteet anonymisoidaan, eikä yksittäisiä käyttäjiä voida tunnistaa. Analytiikkaevästeet asetetaan vain jos olet hyväksynyt ne evästeasetuksista.
_ga— Erottaa yksittäiset kävijät anonyymillä tunnisteella (Google). Säilytysaika: 2 vuotta._ga_*— Säilyttää istunnon tilan Google Analytics 4:lle (Google). Säilytysaika: 2 vuotta.
Voit milloin tahansa muuttaa evästesuostumuksiasi sivustomme evästeasetuksista tai poistamalla evästeet selaimesi asetuksista.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:
- Oikeus saada pääsy tietoihin — voit pyytää tietoa siitä, mitä henkilötietojasi käsittelemme
- Oikeus tietojen oikaisemiseen — voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- Oikeus tulla unohdetuksi — voit pyytää tietojesi poistamista, ellei lainsäädäntö velvoita meitä säilyttämään niitä
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen — voit pyytää tietyissä tilanteissa tietojesi käsittelyn rajoittamista
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen — voit pyytää tietosi koneellisesti luettavassa muodossa
- Oikeus vastustaa käsittelyä — voit vastustaa tietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
- Oikeus peruuttaa suostumus — jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa
Pyynnöt oikeuksien käyttämiseksi voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@nicotine.store. Vastaamme pyyntöösi viimeistään kuukauden kuluessa.
Mikäli koet, että emme ole käsitelleet tietojasi asianmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot: tietosuoja.fi.
8. Tietoturva
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muutoksilta, paljastamiselta ja tuhoamiselta. Kaikki tietoliikenne sivuston ja palveluntarjoajiemme välillä on salattua.
Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät käsittelyä. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus.
9. Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, lainsäädännön tai teknologian muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sivustollamme. Suosittelemme tutustumaan selosteeseen säännöllisesti.
10. Yhteystiedot
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä:
Nicotine Finland Oy
Y-tunnus: 3404949-4
Postiosoite: C/O Suomen Tuontiliike Oy, PL 11, 65101 Vaasa
Sähköposti: tietosuoja@nicotine.store